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供应链管理技术及案例

日期:2004/05/21 作者:中国ECR委员会

-上海商联与易初莲花电子数据交换平台
 
    零售商与供应商一直探讨用什么办法可以更好的实现数据交换。传统的EDI数据交换在中国推广的并不好,一个主要的原因是成本过高。如何运用互联网进行高效的数据交换,是零售商、供应商以及IT企业一直的努力方向。
首先介绍一下项目双方的背景,易初莲花是一个现代的大型超市业态,总部在上海,有25个大型超市的门店,分布在上海、北京和广州。而上海商联是一个系统集成商,主要为快速消费品行业做信息系统。
易初莲花和上海商联建立的数据交换平台有两个好处,一个是这个平台是基于XML的。而XML是基于Internet,是一个开放的结构,不同公司之间的系统都可以相互沟通,成本比较低。另外一点好处是目前市面上数据交换平台的功能还主要是集中在定单这一块,而易初莲花和上海商联所做的这个平台功能已经从定单,扩展到零售商的后台,以及交货和发货,最重要的一点是它将发票也做了一些考虑。
     高效的从订单到支付的采购流程是相当重要的,而目前供应商与零售商由于种种的矛盾,使得合作无法进行,造成整个流程的低下。其中一个重要的原因是信息匮乏或信息的沟通不畅导致了许多错误。这些信息包括商品信息、寻价信息,数量信息和装货信息等等。当双方信息发生错误时双方员工就不得不重新检查合同及存货等,增加了工作量,而且供应商和客户彼此的满意度降低。
   经过周密的市场调研,以及供应商以及零售商双方坦诚的交谈,上海商联与易初莲花确定了交易流程:
①零售商向供应商发送订单
②供应商接到订单之后给零售商一个发货通知,确定能否发货,发多少货
③零售商在接到发货通知后,给供应商发送确认,指出发多少货,什么时候发,送到哪个门店
④供应商给零售商发货
⑤零售商给供应商发送收货单据,该单据包括实际收货量以及价格等信息,该收据可以作为模拟发票建议
⑥供应商确认是否收到该收据,但不能对其修改
⑦供应商给零售商总部一个电子发票,由零售商确认
⑧从供应商总部传纸面发票到零售商总部,零售商财务据此进行支付
⑨零售商将支付通知发送给供应商,指出针对哪个定单支付了有哪笔款
该系统有两个主要特点:发票校验和预约。
首先是发票。目前的付款方式是:供应商发出发票清单,然后与零售商电话确认。接着是零售商人工校对,在校对无误的时候是到零售商那里排队领支票,最后进行支付,费工费时。具体的发票校验流程是:
①零售商收到纸面含税发票,人工键入后台系统。
②零售商后台系统计算给出不匹配的发票清单
③人工处理不匹配的发票,通知每个供应商不匹配的发票信息
④当发票匹配后,将转入财务系统。
⑤最后校验发票后,财务将执行支付。
通过执行该系统,新的发票检验流程是:
①根据收货确认单在平台上自动生成电子发票,并自动下载进入零售商后台系统。
②当零售商收到纸面含税发票后,财务系统只需检验最后总金额与电子发票是否一致。
③当发票匹配后,财务系统执行支付。
    预约是这个系统的另一个特色。预约是基于供应商给零售商的发货单信息,仓库自动生成预约信息传送给供应商。预约信息包括通知供应商什么时候发货,发到哪个仓库等等。
实施该系统之后,易初莲花的补货周期缩短了,库存减少了,信息准确度和透明度提高了,业务处理成本下降了70%,业务周期缩短了50%~70%。业务单证的处理错误率能够由人工的10%降低到4%左右。

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